Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 16 octobre 2026

1. Introduction

La présente Politique de Confidentialité a pour objet d'informer les utilisateurs du service Hekko (ci-après « le Service ») des modalités de collecte, d'utilisation et de protection de leurs données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Hekko s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs et à traiter leurs données personnelles de manière transparente, loyale et sécurisée.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est Hekko, exploité par Elian Tornikoski, entrepreneur individuel (EI), immatriculé sous le numéro SIRET 106 175 532 00014.

Contact : contact@hekko.ai

3. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du Service, les données suivantes peuvent être collectées :

3.1 Données d'identification

Adresse email
Mot de passe (stocké de manière chiffrée)

3.2 Données de contenu

Contenus audio fournis par l'utilisateur lors de l'utilisation du Service
Transcriptions textuelles générées automatiquement
Notes, comptes rendus de réunion et autres contenus générés par intelligence artificielle
Organisation en dossiers et métadonnées associées
Documents importés (PDF, présentations, etc.) et leur contenu textuel

3.3 Données techniques

Adresse IP
Type et version du navigateur
Système d'exploitation
Données de connexion et d'utilisation
Cookies techniques nécessaires au fonctionnement

4. Traitement des enregistrements et des documents

Les enregistrements audio et les documents que vous importez sont utilisés exclusivement pour générer le contenu de vos cours et de vos réunions.

Important : les fichiers audio ne sont pas conservés et sont supprimés automatiquement une fois le contenu généré. De même, les fichiers des documents que vous importez sont supprimés une fois le contenu de votre cours ou de votre réunion généré. Seuls le contenu généré et le texte nécessaire à sa génération (dont la transcription) sont conservés dans votre compte.

4 bis. Réunions enregistrées (Hekko Pro)

Hekko permet aussi d'enregistrer ou d'importer des réunions, notamment avec l'offre Hekko Pro destinée aux professionnels et aux associations. Une réunion contient la voix et les propos de personnes qui n'ont pas forcément de compte Hekko : les participants.

Qui est responsable des données des participants ?

Lorsqu'un client professionnel enregistre une réunion dans le cadre de son activité, c'est lui qui décide de l'enregistrer et de ce qu'il en fait : il est responsable du traitement des données des participants. Hekko agit alors comme sous-traitant, pour son compte et selon ses instructions (article 28 du RGPD). Un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur demande à contact@hekko.ai. Hekko reste responsable du traitement des données de compte et de facturation de ses clients.

Avant d'enregistrer, l'utilisateur doit informer les participants et, lorsque la loi l'exige, recueillir leur accord. Il lui revient aussi de répondre aux participants qui souhaitent exercer leurs droits ; Hekko l'y aide sur demande. Enregistrer une personne à son insu est interdit. Hekko rappelle cette obligation au premier enregistrement.

Données d'une réunion

L'audio de la réunion : supprimé automatiquement une fois le compte rendu généré
Les documents joints (ordre du jour, présentation) : fichiers supprimés après la génération ; leur texte est conservé pour pouvoir régénérer le compte rendu
La transcription textuelle de la réunion
Le compte rendu et les points de vigilance
Les actions à mener, avec le nom des responsables et les échéances citées pendant la réunion
Le brouillon d'e-mail de suivi et les destinataires que vous y saisissez
Vos conversations avec l'assistant à propos de vos réunions

Ces données sont conservées tant que le compte existe, y compris après la fin d'un abonnement. Une réunion supprimée part à la corbeille et est effacée définitivement sous 30 jours ; la suppression du compte efface toutes ses réunions sous 30 jours. Vous pouvez télécharger toutes vos données à tout moment depuis les Réglages (« Télécharger mes données »).

Liens de partage

Si vous partagez une réunion, toute personne qui dispose du lien peut lire son compte rendu et ses actions, sans compte. Le lien n'est pas proposé aux moteurs de recherche (balise noindex). Vous pouvez désactiver le partage à tout moment : le lien cesse alors de fonctionner.

Équipes

Dans une équipe Hekko Pro, la personne qui paie (et les co-administrateurs qu'elle désigne) voit, pour chaque membre, son adresse e-mail, le nombre de réunions des 30 derniers jours et la date de dernière activité. Elle ne voit jamais le titre ni le contenu des réunions d'un membre. Chaque membre reste seul à accéder à ses réunions, sauf s'il choisit de les partager ; un membre retiré de l'équipe conserve son compte et ses réunions.

Demandes de démo et de devis

Les formulaires de démo et de devis de la page Hekko Pro transmettent votre adresse e-mail et votre message, et pour un devis votre nom, celui de votre organisation et le nombre de places, à notre boîte contact@hekko.ai, pour vous répondre. Pour une démo, une alerte sans donnée personnelle est aussi envoyée sur notre messagerie interne (Telegram). Si vous êtes connecté, la demande est notée dans votre compte, sans adresse ni message. Ces échanges sont conservés 3 ans après le dernier contact.

Prestataires qui traitent vos réunions

Transcription de l'audio : Groq (États-Unis)
Rédaction (compte rendu, actions, recommandations, e-mail de suivi, assistant) : OpenAI et Anthropic (États-Unis) ; Google (Gemini) peut repérer les figures de certains documents importés
Stockage : Supabase (base de données hébergée en Irlande)
Hébergement et exécution des traitements : Vercel et Trigger.dev
E-mails : Resend (États-Unis)

Ces fournisseurs d'IA s'engagent par contrat à ne pas utiliser les données envoyées par API pour entraîner leurs modèles. Ils peuvent les conserver temporairement pour détecter les abus (jusqu'à 30 jours, 55 jours pour Google), puis les suppriment. Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types, cadre de protection des données UE–États-Unis).

5. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées uniquement pour :

Fournir les services de transcription, de prise de notes et de comptes rendus de réunion
Gérer votre compte utilisateur et vos abonnements
Améliorer la qualité et la performance du Service
Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme
Communiquer avec vous concernant votre compte ou le Service
Respecter nos obligations légales

Aucune donnée n'est vendue ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

6. Base légale du traitement

Le traitement de vos données personnelles repose sur :

L'exécution du contrat : pour la fourniture du Service auquel vous avez souscrit
Le consentement : pour les communications marketing (si applicable)
L'intérêt légitime : pour l'amélioration du Service et la sécurité
Les obligations légales : pour la conservation de certaines données

7. Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :

Nos sous-traitants techniques : hébergement, traitement de paiement, services d'IA (dans le respect du RGPD)
Les autorités compétentes : en cas d'obligation légale

Nous nous assurons que nos sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données. Hekko n'entraîne aucun modèle d'intelligence artificielle sur vos données, et nos fournisseurs d'IA s'engagent par contrat à ne pas utiliser les données que nous leur transmettons pour entraîner leurs modèles (voir la section 4 bis).

8. Transferts de données hors UE

Certains de nos sous-traitants peuvent être situés en dehors de l'Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types, décision d'adéquation, etc.) conformément au RGPD.

9. Durée de conservation

Les données sont conservées selon les durées suivantes :

Type de données	Durée de conservation
Enregistrements audio	Non conservés (suppression immédiate après traitement)
Documents importés (fichiers originaux)	Supprimés après la génération du contenu du cours
Transcriptions, notes et comptes rendus de réunion	Tant que le compte est actif ; effacement définitif sous 30 jours après la suppression d'un cours ou du compte
Données de compte	Effacement définitif sous 30 jours après la suppression du compte
Données de facturation	10 ans (obligation légale)
Logs de connexion	12 mois
Demandes de démo et de devis Hekko Pro	3 ans après le dernier échange

10. Sécurité des données

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données :

Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
Chiffrement des mots de passe
Hébergement sur des serveurs sécurisés
Accès restreint aux données personnelles
Sauvegardes régulières
Monitoring et détection d'intrusions

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès

Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

Droit à l'effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certains cas.

Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.

Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.

Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez :

Utiliser les fonctionnalités de votre espace personnel (export, suppression)
Nous contacter à l'adresse : contact@hekko.ai

Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe.

12. Cookies

Hekko utilise les catégories de cookies suivantes :

Cookies d'authentification : pour maintenir votre session connectée
Cookies de préférences : pour mémoriser vos paramètres (langue, etc.)
Cookies de mesure d'audience : pour comprendre comment le site est utilisé et l'améliorer — déposés uniquement après votre accord
Cookies de partage et de parrainage : pour créditer votre ami lorsque vous arrivez par un lien de partage — ils retiennent la page d'arrivée, jamais de données de campagne
Cookies de mesure marketing : pour savoir quelle campagne vous a fait connaître Hekko, conservés 90 jours — déposés uniquement après votre accord
Cookies publicitaires (pixels Meta et OpenAI) : pour mesurer l'efficacité de nos publicités sur Instagram, Facebook et ChatGPT et les adresser à des publics pertinents ; ces données sont transmises à Meta Platforms Ireland Ltd. et à OpenAI — déposés uniquement après votre accord

Les cookies d'authentification, de préférences et de partage sont strictement nécessaires au fonctionnement du Service et ne requièrent pas votre consentement ; le cookie qui mémorise votre choix ci-dessous en fait également partie. Les cookies de mesure d'audience et de mesure marketing ne sont déposés qu'après votre accord explicite, que vous pouvez retirer à tout moment ci-dessous. Nous mesurons par ailleurs la fréquentation et les performances du site avec Vercel Analytics et Speed Insights, qui ne déposent aucun cookie et ne permettent pas de vous identifier. Le seul traceur publicitaire que nous utilisons est le pixel Meta, déposé uniquement après votre accord explicite.

13. Mineurs

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des mineurs de moins de 16 ans.

14. Modifications de la politique

Hekko se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via le Service.

15. Contact et réclamations

Pour toute question relative à cette Politique de Confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

Par email : contact@hekko.ai

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :

Site web : www.cnil.fr
Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

Hekko
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