Datenschutzrichtlinie

Zuletzt aktualisiert: 16. Oktober 2026

1. Einleitung

Diese Datenschutzrichtlinie soll die Nutzer des Hekko-Dienstes (nachfolgend "der Dienst") über die Methoden zur Erhebung, Nutzung und dem Schutz ihrer personenbezogenen Daten informieren, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem französischen Datenschutzgesetz (Loi Informatique et Libertés).

Hekko verpflichtet sich, die Privatsphäre seiner Nutzer zu schützen und ihre personenbezogenen Daten transparent, fair und sicher zu verarbeiten.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Hekko, betrieben von Elian Tornikoski, Einzelunternehmer (entrepreneur individuel), eingetragen unter der SIRET-Nummer 106 175 532 00014.

Kontakt: contact@hekko.ai

3. Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung des Dienstes können folgende Daten erhoben werden:

3.1 Identifikationsdaten

E-Mail-Adresse
Passwort (verschlüsselt gespeichert)

3.2 Inhaltsdaten

Vom Nutzer bei der Dienstnutzung bereitgestellte Audioinhalte
Automatisch generierte Texttranskriptionen
Notizen, Besprechungsprotokolle und andere durch künstliche Intelligenz erzeugte Inhalte
Ordnerorganisation und zugehörige Metadaten
Importierte Dokumente (PDF, Präsentationen usw.) und deren Textinhalt

3.3 Technische Daten

IP-Adresse
Browsertyp und -version
Betriebssystem
Verbindungs- und Nutzungsdaten
Technisch notwendige Cookies

4. Verarbeitung von Aufnahmen und Dokumenten

Die Audioaufnahmen und Dokumente, die Sie importieren, werden ausschließlich verwendet, um die Inhalte Ihrer Kurse und Besprechungen zu erstellen.

Wichtig: Audiodateien werden nicht aufbewahrt und automatisch gelöscht, sobald die Inhalte erstellt sind. Ebenso werden die Dateien importierter Dokumente gelöscht, sobald die Inhalte Ihres Kurses oder Ihrer Besprechung erstellt sind. In Ihrem Konto bleiben nur die erstellten Inhalte und der für ihre Erstellung nötige Text (einschließlich der Transkription) gespeichert.

4a. Aufgezeichnete Besprechungen (Hekko Pro)

Mit Hekko lassen sich auch Besprechungen aufnehmen oder importieren, insbesondere mit dem Angebot Hekko Pro für Berufstätige, Unternehmen und Vereine. Eine Besprechung enthält die Stimme und Äußerungen von Personen, die nicht unbedingt ein Hekko-Konto haben: den Teilnehmenden.

Wer ist für die Daten der Teilnehmenden verantwortlich?

Wenn ein gewerblicher Kunde im Rahmen seiner Tätigkeit eine Besprechung aufnimmt, entscheidet er über die Aufnahme und deren Verwendung: Er ist Verantwortlicher für die Daten der Teilnehmenden. Hekko handelt dann als Auftragsverarbeiter, in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) ist auf Anfrage unter contact@hekko.ai erhältlich. Für die Konto- und Abrechnungsdaten seiner Kunden bleibt Hekko Verantwortlicher.

Vor der Aufnahme muss der Nutzer die Teilnehmenden informieren und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, ihre Einwilligung einholen. Er beantwortet auch Anfragen von Teilnehmenden, die ihre Rechte ausüben möchten; Hekko unterstützt ihn auf Anfrage. Es ist verboten, eine Person ohne ihr Wissen aufzunehmen. Hekko weist bei der ersten Aufnahme auf diese Pflicht hin.

Daten einer Besprechung

Das Audio der Besprechung: automatisch gelöscht, sobald das Protokoll erstellt ist
Angehängte Dokumente (Tagesordnung, Präsentation): Dateien werden nach der Erstellung gelöscht; ihr Text wird aufbewahrt, damit das Protokoll neu erstellt werden kann
Die Texttranskription der Besprechung
Das Protokoll und die Hinweise
Die Aufgaben, mit den Namen der Verantwortlichen und den in der Besprechung genannten Fristen
Der Entwurf der Follow-up-E-Mail und die Empfänger, die Sie eingeben
Ihre Unterhaltungen mit dem Assistenten zu Ihren Besprechungen

Diese Daten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht, auch nach dem Ende eines Abonnements. Eine gelöschte Besprechung kommt in den Papierkorb und wird innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht; das Löschen des Kontos löscht alle seine Besprechungen innerhalb von 30 Tagen. Sie können alle Ihre Daten jederzeit in den Einstellungen herunterladen („Meine Daten herunterladen“).

Freigabelinks

Wenn Sie eine Besprechung teilen, kann jede Person mit dem Link ihr Protokoll und ihre Aufgaben ohne Konto lesen. Der Link wird Suchmaschinen nicht angeboten (noindex-Tag). Sie können die Freigabe jederzeit deaktivieren: Der Link funktioniert dann nicht mehr.

Teams

In einem Hekko-Pro-Team sieht die zahlende Person (und die von ihr ernannten Co-Administratoren) für jedes Mitglied dessen E-Mail-Adresse, die Anzahl der Besprechungen der letzten 30 Tage und das Datum der letzten Aktivität. Titel oder Inhalt der Besprechungen eines Mitglieds sieht sie nie. Jedes Mitglied hat allein Zugriff auf seine Besprechungen, sofern es sie nicht teilt; ein aus dem Team entferntes Mitglied behält sein Konto und seine Besprechungen.

Demo- und Angebotsanfragen

Die Demo- und Angebotsformulare der Hekko-Pro-Seite übermitteln Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht sowie bei einem Angebot Ihren Namen, den Namen Ihrer Organisation und die Anzahl der Plätze an unser Postfach contact@hekko.ai, damit wir Ihnen antworten können. Bei einer Demo wird zusätzlich ein Hinweis ohne personenbezogene Daten an unseren internen Messenger (Telegram) gesendet. Wenn Sie angemeldet sind, wird die Anfrage in Ihrem Konto vermerkt, ohne Adresse oder Nachricht. Dieser Austausch wird 3 Jahre nach dem letzten Kontakt aufbewahrt.

Dienstleister, die Ihre Besprechungen verarbeiten

Transkription des Audios : Groq (USA)
Texterstellung (Protokoll, Aufgaben, Empfehlungen, Follow-up-E-Mail, Assistent) : OpenAI und Anthropic (USA); Google (Gemini) kann Abbildungen in einigen importierten Dokumenten lokalisieren
Speicherung : Supabase (Datenbank in Irland gehostet)
Hosting und Ausführung der Verarbeitung : Vercel und Trigger.dev
E-Mails : Resend (USA)

Diese KI-Anbieter verpflichten sich vertraglich, per API übermittelte Daten nicht zum Training ihrer Modelle zu nutzen. Sie können sie vorübergehend zur Missbrauchserkennung aufbewahren (bis zu 30 Tage, bei Google 55 Tage) und löschen sie danach. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union sind durch die in der DSGVO vorgesehenen Garantien abgesichert (Standardvertragsklauseln, EU-US Data Privacy Framework).

5. Verarbeitungszwecke

Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet für:

Bereitstellung der Dienste für Transkription, Notizen und Besprechungsprotokolle
Verwaltung deines Nutzerkontos und Abonnements
Verbesserung der Qualität und Leistung des Dienstes
Sicherstellung der Sicherheit und des ordnungsgemäßen Funktionierens der Plattform
Kommunikation mit dir bezüglich deines Kontos oder des Dienstes
Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen

Es werden keine Daten für kommerzielle Zwecke verkauft oder an Dritte weitergegeben.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten basiert auf:

Vertragserfüllung : zur Erbringung des von dir abonnierten Dienstes
Einwilligung : für Marketingkommunikation (falls zutreffend)
Berechtigte Interessen : zur Verbesserung des Dienstes und der Sicherheit
Gesetzliche Verpflichtungen : zur Aufbewahrung bestimmter Daten

7. Datenempfänger

Deine personenbezogenen Daten können an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

Unsere technischen Auftragsverarbeiter : Hosting, Zahlungsabwicklung, KI-Dienste (DSGVO-konform)
Zuständige Behörden : bei gesetzlicher Verpflichtung

Wir stellen sicher, dass unsere Auftragsverarbeiter ausreichende Garantien für den Datenschutz bieten. Hekko trainiert keine Modelle künstlicher Intelligenz mit Ihren Daten, und unsere KI-Anbieter verpflichten sich vertraglich, die Daten, die wir ihnen übermitteln, nicht zum Training ihrer Modelle zu nutzen (siehe Abschnitt 4a).

8. Datenübertragungen außerhalb der EU

Einige unserer Auftragsverarbeiter befinden sich möglicherweise außerhalb der Europäischen Union. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse usw.) gemäß der DSGVO.

9. Datenspeicherfristen

Daten werden für folgende Zeiträume gespeichert:

Datentyp	Aufbewahrungsdauer
Audioaufnahmen	Nicht aufbewahrt (sofort nach Verarbeitung gelöscht)
Importierte Dokumente (Originaldateien)	Nach der Erstellung der Kursinhalte gelöscht
Transkriptionen, Notizen und Besprechungsprotokolle	Solange das Konto aktiv ist; endgültige Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Löschung eines Kurses oder des Kontos
Kontodaten	Endgültige Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Löschung des Kontos
Abrechnungsdaten	10 Jahre (gesetzliche Verpflichtung)
Verbindungsprotokolle	12 Monate
Demo- und Angebotsanfragen für Hekko Pro	3 Jahre nach dem letzten Austausch

10. Datensicherheit

Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sind vorhanden, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten:

Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (HTTPS/TLS)
Passwortverschlüsselung
Hosting auf sicheren Servern
Eingeschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten
Regelmäßige Backups
Überwachung und Einbruchserkennung

11. Deine Rechte

Gemäß DSGVO hast du folgende Rechte:

Auskunftsrecht

Du kannst bestätigen lassen, dass Daten über dich verarbeitet werden, und eine Kopie erhalten.

Berichtigungsrecht

Du kannst die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.

Recht auf Löschung

Du kannst die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen, vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Du kannst in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Du kannst deine Daten in einem strukturierten und gängigen Format erhalten.

Widerspruchsrecht

Du kannst aus berechtigten Gründen der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.

Ausübung deiner Rechte

Um deine Rechte auszuüben, kannst du:

Die Funktionen deines persönlichen Bereichs nutzen (Export, Löschung)
Uns kontaktieren unter: contact@hekko.ai

Wir werden auf deine Anfrage innerhalb eines Monats antworten. Diese Frist kann bei komplexen Anfragen um zwei Monate verlängert werden.

12. Cookies

Hekko verwendet die folgenden Cookie-Kategorien:

Authentifizierungs-Cookies : zur Aufrechterhaltung deiner angemeldeten Sitzung
Einstellungs-Cookies : zum Speichern deiner Einstellungen (Sprache usw.)
Analyse-Cookies : um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, und sie zu verbessern — nur nach Ihrer Zustimmung gesetzt
Teilen- und Empfehlungs-Cookies : um Ihrem Freund eine Gutschrift zuzuordnen, wenn Sie über einen geteilten Link kommen — sie speichern nur die Zielseite, niemals Kampagnendaten
Marketing-Messungs-Cookies : um zu erfahren, über welche Kampagne Sie zu Hekko gefunden haben, 90 Tage gespeichert — nur nach Ihrer Zustimmung gesetzt
Werbe-Cookies (Meta- und OpenAI-Pixel) : um die Wirksamkeit unserer Anzeigen auf Instagram, Facebook und ChatGPT zu messen und sie relevanten Zielgruppen zu zeigen; diese Daten werden an Meta Platforms Ireland Ltd. und OpenAI übermittelt — nur nach Ihrer Zustimmung gesetzt

Authentifizierungs-, Präferenz- und Teilen-Cookies sind für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung; dazu zählt auch das Cookie, das Ihre Auswahl unten speichert. Analyse- und Marketing-Messungs-Cookies werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt, die Sie jederzeit unten widerrufen können. Zusätzlich messen wir Besuche und Performance der Website mit Vercel Analytics und Speed Insights, die keine Cookies setzen und Sie nicht identifizieren können. Der einzige Werbe-Tracker, den wir verwenden, ist das Meta-Pixel; es wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt.

13. Minderjährige

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren.

14. Änderungen der Richtlinie

Hekko behält sich das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit zu ändern. Bei wesentlichen Änderungen werden wir dich per E-Mail oder über den Dienst informieren.

15. Kontakt und Beschwerden

Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns kontaktieren:

Per E-Mail: contact@hekko.ai

Wenn du der Meinung bist, dass deine Rechte nicht respektiert werden, kannst du eine Beschwerde bei der CNIL (Französische Nationale Kommission für Informatik und Freiheiten) einreichen:

Website: www.cnil.fr
Adresse: 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

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